内蒙古艺术学院档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了提高学校档案管理水平, 加强档案的收集、整理和管理工作, 有效地保护和利用档案, 更好地为教学、科研、党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》和《内蒙古自治区档案条例》等规定，结合实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的档案, 是指我校从事教学、科研、党政管理工作以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同类型的历史记录。
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分, 是维护学校历史真实面貌的重要基础工作，各单位应加强对本部门档案工作的领导, 把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度，纳入教学、科研和管理人员的职责范围。
第四条 学校档案是学校各项工作的真实记录, 是工作依据和历史凭证, 必须实行统一领导, 集中统一管理的原则, 以维护档案完整与安全, 有利于档案的开发和利用。
第二章 领导体制与职责
第五条 学校接受上级有关业务部门领导指导和监督检查，我校档案工作由副院长分管。
第六条 学校在党政办公室设档案室，由党政办主任负总责，配备专人具体负责，各学院、各部门，附属中等艺术学校须有一位负责人分管档案工作, 并配备兼职档案人员, 具体负责本单位、部门档案的收集、整理和移交归档工作。
第七条 档案室的基本任务
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）组织制订、实施档案工作规章制度，总结交流档案工作经验，监督、指导、检查全校各单位、各部门档案工作执行情况；
（三）负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
（四）负责档案的科学管理和开放利用工作；
（五）保守档案秘密，确保档案安全，做好档案保护工作；
（六）配备必要的现代化管理设备，负责档案设备的管理、档案系统的信息录入，积极开发档案信息资源；
（七）接待师生员工及社会人士进行档案查询；
（八）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第八条 档案员工作职责
（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定；
（二）负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；
（三）参加档案业务培、学术会议和交流活动；
（四）并负责指导本单位各类文件材料的立卷归档工作；
（五）集中保管本单位档案，并按有关规定向校档案室移交档案；
（六）负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密。
第三章 档案的收集
第九条 根据《高等学校档案实体分类法》的规定和我校具体情况,我校按党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、财会、声像、实物等十大类进行归档。包括纸质、照片、底片、磁盘、光盘、录音带、录像带等各种形式和载体的文件资料。
第十条 各学院、各部门，附属中等艺术学校或个人在其从事教学、科研、党政管理等工作中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种载体形式的文件资料, 须按照规定要求, 收集齐全, 整理立卷后向学校档案室移交,任何部门和个人都不得以使用方便为由私自保存和留为己用拒绝归档。
第四章 档案的管理
第十一条 学校档案室对移交来的各门类档案按有关规定及时进行分类检索编目, 对零散收集的档案资料, 要妥善保管并按年度及时整理立卷以免造成丢失、损坏。
第十二条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关报表。
第十三条 归档案卷要划分保管期限。
第十四条 对保管期限已满的档案要重新鉴定，对已失去保存价值的档案, 在征得有关部门同意并登记造册, 报主管领导审批后方可销毁。销毁档案时须有两人监督, 并在销毁清册上签名。
第十五条 凡属保密档案应专人保管, 并严格执行档案借阅制度。保密档案原则上不借阅，确因工作需要必须查阅的保密档案, 必须经学校领导签字同意，并限制在阅档室内只须查阅有关部分。对确需借阅的档案, 要按规定在办理相关手续后,严格控制借出时间。
第十六条 档案工作人员要定期检查档案的保管状况, 做到防火、防盗、防高温、防潮、防蛀、防尘、防光、防腐（“八防”）。对破损或变质的档案, 要及时修复或复制, 遇到特殊情况, 及时报告，及时处理。
第十七条 按有关规定, 档案办公、阅览室、档案库房要三分开, 档案库房为机要重地, 非本室工作人员不得入内。
第五章 档案的利用
第十八条 我校保存的档案, 目前主要为本校教学、科研、管理等各项工作服务。除少数(保密)档案有规定的外, 均可查询借阅。
第十九条 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的并经档案室主管领导同意后，均可查阅利用档案。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。复制档案须由档案室负责办理，并按规定办理相应手续。
第二十条 档案凡涉及党和国家秘密的，涉及专利和技术秘密的，涉及个人隐私的或档案形成部门规定限期利用的，不宜开放。
第二十一条 对借出的档案, 档案部门要定期催还, 发现损坏或丢失, 应查清原因写出书面报告, 根据不同情况, 按规定严肃处理。
第六章 奖励与处罚
第二十二条 学校将考核、奖惩制度纳入档案人员的职责范围；
第二十三条 学校及有关部门对有下列事迹之一的, 应当给予奖励：
（一）对档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用和利用档案做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和规范化管理做出显著成绩的;
（三）将重要或珍贵档案捐赠给学校的;
（四）同违反档案法律、法规作斗争, 表现突出的。
第二十四条 有下列行为之一的, 由档案部门责令限期改正; 情节严重的, 报校领导批准, 对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分，造成损失的, 责令赔偿;
（一）将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为已有, 拒绝交档案部门、专(兼)职档案人员归档的;
（二）损毁、丢失属于学校所有的档案的;
（三）档案工作人员玩忽职守, 造成档案损失的;
（四）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的;
（五）泄露应当保密的档案内容的;
（六）涂改、伪造档案的。
第七章 附 则
第二十五条 本办法由党政办公室负责解释。
第二十六条 本办法自公布之日起施行。